Informationen zur Hinweisgeberstelle nach dem HinSchG
Sehr geehrte Damen und Herren,
als Teil einer modernen Compliance-Kultur haben wir ein Meldesystem eingerichtet, an das Sie sich wenden können, wenn Ihnen Missstände oder Fehler bei uns auffallen. Wir sind bestrebt, uns jederzeit noch weiter zu verbessern und sind dafür auch auf Ihre Hinweise angewiesen. Hinweise können Sie unter Angabe Ihres Namens, aber auch anonym abgeben.
Über die Abläufe unseres Meldesystems informieren wir nachstehend. Bitte beachten Sie dabei, dass das Meldesystem nur für solche Mitteilungen eingerichtet ist, welche Verstöße unserseits gegen gesetzliche Vorgaben nach §§ 2, 3 HinSchG betreffen.
Das neue Meldeverfahren bei der Meldestelle läuft wie folgt ab:
Hinweise können Sie per E-Mail an folgende Adresse schicken: meldestelle.aueg@brandi.net
Die Hinweise werden durch die Kanzlei BRANDI Rechtsanwälte in Detmold entgegengenommen und bearbeitet.
Sie können die Hinweise anonym erteilen oder unter Nennung Ihrer Identität. Die Meldestelle stellt sicher, dass Ihre Identität vertraulich behandelt wird und insbesondere der Viguna Solutions GmbH gegenüber geheim gehalten wird. Denn den Zugriff auf Ihre Hinweise hat nur die Kanzlei BRANDI Rechtsanwälte als unabhängig von uns tätige Meldestelle, nicht Viguna Solutions GmbH selbst.
Den Inhalt des Hinweises bestimmen Sie. Wir bitten allerdings um möglichst konkrete Hinweise (was ist wann und wo passiert? Dauert das Risiko oder die Pflichtverletzung noch an? Welche Personen oder Unternehmen sind beteiligt?), um einerseits dem Hinweis möglichst effizient nachgehen, andererseits ein potentielles Risiko oder eine Pflichtverletzung so schnell wie möglich abstellen zu können.
Die Meldestelle wird sodann prüfen,
a) ob die von Ihnen weitergegebenen Hinweise eine Pflichtverletzung oder ein solches Risiko begründen können, b) ob und in welchem Umfang Maßnahmen geboten sind, um derartige Pflichtverletzungen oder Risiken zu beseitigen.
Die Meldestelle kann mit Ihnen erneut Kontakt aufnehmen, sofern weitere Informationen zu den von Ihnen weitergegebenen Hinweisen erforderlich sind.
Die Meldestelle wird sich bei der Wahl notwendiger Maßnahmen mit Viguna Solutions GmbH abstimmen. Allerdings ist sie dabei zu jedem Zeitpunkt unabhängig von Viguna Solutions GmbH und wird die Entscheidungen selbständig und ohne Anweisungen von Viguna Solutions GmbH treffen.
Die Meldestelle stellt sicher, dass die von Ihnen weitergegebenen Hinweise unabhängig von Ihrer Person mit der gleichen Sorgfalt behandelt werden. Ebenso wird sichergestellt, dass Sie keine Nachteile aufgrund Ihres Hinweises durch Viguna Solutions GmbH erleiden. Die Meldestelle wird Viguna Solutions GmbH über den Inhalt der erteilten Hinweise in Kenntnis setzen, ohne dabei Rückschlüsse auf Sie als Hinweisgeber zu ermöglichen. Ihre Identität wird also geschützt.
Wir weisen vorsorglich allerdings darauf hin, dass die Meldestelle befugt ist, die Identität des Hinweisgebers gegenüber Viguna Solutions GmbH bekanntzugeben, wenn dieser vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet.
Selbstverständlich können Sie sich während des gesamten Verfahrens vertrauensvoll an uns wenden, falls Sie weitere Fragen oder Anliegen haben.
Mit Meldungen über Fehler oder Verstöße helfen Sie uns dabei, etwaige Fehler frühzeitig abzustellen und uns für die Zukunft noch weiter zu verbessern. Zögern Sie daher nicht, sich zu melden.